「会社設立や法人成りの挨拶状ってどうしよう…。」
「送り先に好感を持たれる書き方ってあるのかな？」
この記事では会社設立時の重要事項の1つである、“挨拶状”の書き方について解説します。
挨拶状は案内状とも言われ、適切な挨拶状を作成することで会社を効率的に宣伝できます。
デキる社長様ほど、あらゆるコミュニケーション手段を会社のPRやブランディングに活用。
“効果的な挨拶状”を書くことで人脈が活性化すれば、必ず経営に好影響を与えるはずです。
もくじ
優れた挨拶状に共通する2つの極意
会社設立時に挨拶状を書くにあたり、“極意”とも呼ぶべき必須ポイントが２つあります。
- 挨拶文の後に設立した会社の詳細を記載する
- 会社設立の志やPRポイントを挨拶文に入れる
いずれも設立後の会社経営に直接影響が出るくらい重要なので、要チェック。
それぞれについて解説していきます。
会社設立の際、挨拶状だけでは会社設立の想いや志をより強く伝えたい場合は“祝賀会”を開くのがオススメです。
直接面会することによって懇親が深まり、ビジネスチャンスが転がり込んでくることも多々アリ。
以下の記事では“周年記念式典の企画”に関する内容を記載しておりますが、設立時の“祝賀会”においても“周年記念式典”のノウハウがそのまま流用できます。
①：挨拶文の後に設立した会社の詳細を記載する
会社設立の挨拶文として、必ず記載しておくべき会社の詳細は以下の5つ。
- 会社名
- 代表取締役名
- 住所
- 電話番号
- 業務内容
この他にも、
- 所在地図
- Eメールアドレス
- ホームページアドレス
などを記載しておくと、より親切かつ宣伝効果の高い挨拶状になります。
②：会社設立の志やPRポイントを挨拶文に入れる
会社設立の挨拶状には、
- どんな想いで会社を作ったのか？
- 新しい会社でどんなことができるのか？
といった設立に至った志やPRポイントを盛り込みましょう。
決して冗長にする必要はなく、なるだけ簡潔に示すのが得策。
ほんの少しアピールを盛り込むだけでも、『あなたの気持ちがこもったオリジナルの挨拶状』となります。
するとあなたの“本気度”が相手に伝わり、相手のあなたに対する心象がガラッと変化。
あなたの“本気度”が相手に伝わった場合、ビジネス面での協力・支援の関係を築くためのキッカケになります。
挨拶文で必須となる2つのマナー
会社設立の挨拶状を書く際、必ず押さえておくべきマナーが2つあります。
- 句読点
- 時候のあいさつ
いずれも、意識せずに挨拶状を書いた場合は“興ざめな文章”になってしまいますので、注意しましょう。
それぞれ解説していきます。
必ず押さえておくべきマナー①：句読点
会社設立の挨拶状を書くとき、句読点は入れてはいけません。
昔の日本語には“句読点”というものは存在しませんでした。
その後、歴史の経過とともに日本人の識字率が高まっていくうちに、学のない大衆にも読みやすくするために、句読点が使われ始めたのです。
挨拶状では『相手への敬意』が重要とされるため、句読点は“学のない人向け”と解釈され、失礼にあたるので気をつけましょう。
必ず押さえておくべきマナー②：時候のあいさつ
“時候のあいさつ”は必ず挨拶分に盛り込みましょう。
【時候のあいさつ例文（外部リンク）】
少々堅苦しいですが、会社設立の挨拶状を書くときは形式的なあいさつを入れ、丁寧な文章を簡潔にまとめましょう。
挨拶状を贈るタイミング
会社設立の挨拶状は、『営業開始日の１週間ほど前に送り先の相手に届く』のが良いとされています。
もし１週間前に間に合わないときも、営業開始日までには必ず相手に届くようにしましょう。
営業開始日の後に送る挨拶状は“後手に回っている”ように思われるため、早めに送るのが得策です。
営業開始前の時期が多忙を極める場合は、挨拶状送付の代行業者に依頼するのも1つの手。
事前に送り先の相手の住所を代行業者に伝えておけば、『挨拶状の作成⇒送り先への送付』までを請け負ってくれる業者も存在します。
はがきや封筒ではなく“メール”で挨拶状を送る場合、最大のメリットは『会社のホームページのリンクを貼っておけば、すぐに見てもらえる』ということです。
紙ベースの挨拶状では、挨拶状にホームページのアドレスを記載したところで、アドレスをPCに打ち込んで見てくれる人はほとんどいません。
ホームページをしっかりとアピールしたいときは、あえてメールで挨拶状を送るのも1つの策。
ただし、どこかのサイトで拾ったテンプレートを用いて挨拶状を作る場合、相手に“コピペの文章”だということがバレやすいという短所があります。
メールにて挨拶状を送る場合は、コピペをしないようにしましょう。
挨拶状の構成
挨拶状の構成はザックリと言えば以下の6つ。
- 前文
- 主文
- 末文
- 日付
- 署名
- 別記
それぞれについて説明していきます。
構成①：前文
挨拶状の前文は、
- 頭語（拝啓や謹啓）
- 時候の挨拶
- 相手の安否を気遣う挨拶
という流れで順番に書いていきます。
構成②：主文
主文は挨拶状の“メイン”になる部分で、
- 会社設立の報告
- 送り先の相手への感謝
- ご厚誼（こうぎ）のお願い
- これからの展望
などを書き並べていきます。
構成③：末文
末文は、挨拶状におけるメッセージの“締め”になります。
- 結びの挨拶
- 結語（敬具・敬白など）
などを適切に用いて、綺麗に終わらせましょう。
構成④：日付
挨拶状におけるメッセージの後には、必ず日付を記載しましょう。
日付の数字は、
- 縦書き：漢数字
- 横書き：算用数字
を用います。
日付は挨拶状を発送した日を記載しましょう。
挨拶状を発送する日が“仏滅”などの縁起の悪い日の場合は、「仏滅の日に挨拶状を送った」という情報が相手先に伝わらないように、日付を記載せずに“吉日”と表記するのが得策。
「吉日なら大丈夫だ」と相手先も安心してくれます。
構成⑤：署名
署名としては、
- 差出人の名前
- 新しい会社名
を記載しましょう。
構成⑥：別記
別記には、
- 会社名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- ホームページのアドレス
などの情報を明記し、くれぐれも記載間違いがないよう注意しましょう。
挨拶状の文例
ここでは実際に挨拶状として使用できる例文を4パターン紹介します。
ただし“完全なコピペ”よりは、少しだけでもあなたらしさを盛り込んだ方が相手に喜ばれ、人脈の活性化や会社のブランディングにも繋がりますので、テンプレートを参考にしつつもご自身の言葉で書くのがベストです。
挨拶状の例文①
拝啓
清秋の候 ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
私儀（わたくしぎ） 予（かね）てより準備を進めておりましたが
このたび「より多くの人に〇〇を提供したい」という想いから
株式会社〇〇〇〇を設立し 代表取締役に就任いたしました。
これもひとえに皆様のご高配のおかげと心より感謝いたしており ご期待に沿えますよう 一層の精進を重ねる所存です
何卒 この先もご指導を賜りますよう お願い申し上げます
略儀ながら書中をもちましてご挨拶とさせて頂きます
敬平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇記
設立する会社の名称 株式会社〇〇〇〇
所在地 〇〇〇〇〇〇〇〇
電話番号 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
ホームページアドレス 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
以上
挨拶状の例文②
謹啓
酷暑の候 いっそうご隆盛のことと存じます
平素からご交誼（こうぎ）を賜り感謝申し上げます
さて このたび 新会社を設立いたし
“〇〇”という使命を志す「〇〇〇〇合同会社」を〇月〇日より運営してまいります
今後皆様のご期待に沿えますよう 従業員一丸となって業務を推進させてまいる所存であり
つきましては 格別のご鞭撻を頂けますようお願い申し上げます
まずは書中をもちましてご挨拶申し上げます
謹白平成〇〇年〇月吉日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇記
設立する会社の名称 株式会社〇〇〇〇
所在地 〇〇〇〇〇〇
営業時間 〇〇～〇〇
電話番号 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX番号 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
以上
挨拶状の例文③
拝啓
木々の芽吹きに春を感じるこの頃 いかがお過ごしでしょうか
私儀 この度 〇〇〇〇株式会社を設立いたすこととなりました
この日に至ることができましたのも
〇〇様のご支援ご高配の賜物と感謝し
心よりお礼申し上げます
まだまだ若輩者ではあるものの 「満足度No,1」を目標に誠意を持って皆様に
ご満足いただけるサービスを提供できるよう努力して参ります
何卒 今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願いいたします
お近くにお越しの際はぜひお立ち寄り下さい
謹言平成〇〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇記
設立する会社の名称 株式会社〇〇〇〇
所在地 〇〇〇〇〇〇〇〇
電話番号 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
FAX番号 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
以上
挨拶状の例文④
謹啓
深秋の候 益々ご健勝のこととお慶び申し上げます
さて かねてより新会社の設立準備を進めてまいりましたが
このたび無事発足の運びとなりましたので ご案内申し上げます
これもひとえに皆様のご厚情とご支援によるものであり 心より感謝している次第でございます
今後 皆様のご支援に応えるべく ソリューション業界に革命を起こすため 懸命の努力をいたす所存です
何卒 一層のご指導ご協力を頂けますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもって挨拶とさせて頂きます
謹言平成〇〇年〇月 吉日
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇〇〇記
設立する会社の名称 株式会社〇〇〇〇
住所 〇〇〇〇
電話番号 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
業務内容 〇〇〇〇
メールアドレス 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
ホームページアドレス 〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
以上
【会社設立の挨拶状】挨拶状を送る必然性
冒頭でも少し話しましたが、会社設立の挨拶状を送る最大の理由は“会社のPR”になります。
丁寧な挨拶状によって会社をPRし、人脈を活性化させることにより、会社の取引数は着実に増加。
取引増加に向けた、“新会社のファーストインプレッション”に当たるのが、挨拶状と言えます。
ポイントを押さえ、丁寧な挨拶状を作成し、送り先の相手に熱意をくみ取ってもらいましょう。
※成功している社長様の多くは“即座のアウトプット”が習慣です。
