会社の従業員が問題なく、働き続けてくれたらいいですよね。
でも、突然働けなくなる可能性は誰にでもあります。
そこで従業員が働けなくなった場合に、ひと休みしてもらえる“休職”の制度を整えてみませんか？
退職の前に休職制度を提案できれば、雇用を続けられる可能性が広がります。
本記事では休業に関して会社が知っておきたい、下記の内容をご紹介。
休職について学んで、経営者と従業員がともに安心して働ける会社づくりを目指しましょう！
もくじ
【休職】の基本事項
休職とは主に労働者側の事情により、会社が従業員に勤務しないよう命じている状況のこと。
休職に関する法律上の義務づけはありません。
法令に反しない限り、会社が福利厚生の一環として自由に定められる制度です。
捉え方も様々ですが、従業員にとっては退職を悩む前に利用できるセーフティーネットになります。
休職のパターンやメリット・デメリットを考慮して、導入を検討しましょう。
休職の3パターン
休職には、大きく分けて下記3つのパターンがあります。
- 使用者からの休職命令
- 労働者から申し出る休職
- 労働災害による休職
①：使用者からの休職命令
使用者側から、従業員に休職を命じるケースです。
- 従業員の心身に異常がみられ、業務に支障が出ている場合
- 無断欠勤を続ける従業員に対し、解雇を猶予したい場合
使用者は、従業員の健康に対して安全配慮義務を負っています（労働契約法第5条）。
遅刻・業務上のミスが急に増えるなど、何らかの疾患の発症が疑われる社員については、具体的な問題を指摘した上で医療機関への受診を勧めるといった対応が必要です。
診断書などで休職事由があることを客観的に証明できれば、就業規則に規定がなくても休職命令は出せます。
しかし労使双方が納得した上で休職するためには、休職命令について就業規則で定めておく方がベターです。
②：従業員から申し出る休職
休職制度の大部分で想定されているのが、従業員側が自発的に休職を申し出るケースです。
このケースは様々な事情・理由によって従業員が休職を申し出て、会社が承認すれば成立します。
- 私傷病*休職…業務に起因しない病気やケガの療養を目的とした休職
- 自己都合休職…ボランティア活動など、従業員の都合による休職
- 留学休職…留学のための休職
- 事故休職…私的な事故を起こしたことによる休職
- 起訴休職…起訴された場合の休職
私傷病*…業務に起因しない、労働者のケガや病気のこと。
③：労働災害による休職
業務中のケガや、仕事に原因があると認められた病気による休職のことです。
労働災害の場合、会社の意思にかかわらず法令の定めに従って労災給付等が取り扱われます。
会社側のメリット・デメリット
休職制度を設置することで、会社側にメリット・デメリットがもたらされます。
私傷病による一般的な休職を想定してご紹介。
メリット
- 優秀な従業員に問題が生じた場合、雇用関係を継続する手段になる
- 福利厚生の充実により離職率の低下・安定した人材確保が見込める
- 社員が安心して働ける土壌づくりになる
休職制度を整えて就業規則に記載しておけば、従業員の緊急事態にもスムーズに対応できます。
デメリット
- 休職者の穴埋めが必要
- 休職者が復職する確証がない
- 復職の確約がないため、新しい従業員を雇いづらい
経営者にとって意図しない休職を防ぐためにも、デメリットや会社の規模をしっかり考慮することが大切です。
休職中の給与について
休職中の従業員に対しては、給与を支払う義務はありません（就業規則内で休職中に給与を支払う旨を記載していない場合）。
休職は主に労働者側の事情で、労働者が就労しないように命じられている状況です。
就労を禁止されているので、休職期間中の給与は発生しないものと考えられています。
【休職者が出る前に 1】就業規則の作成
休職者が出る前にしておきたい会社側の準備として、休職に関する就業規則の作成があります。
就業規則に記載する内容は、絶対的な軸となる原則をシンプルにまとめましょう。
様々な事態に対応できるように、広がりを持たせた表現を入れるのも効果的です。
休職制度に関して最低限記載すべき主な内容は、下記の7点。
- 会社として認められる休職事由
- 休職期間
- 給与の有無
- 社会保険料の徴収方法
- 復職の判断基準
- 休職期間満了時の取り扱い
- 給付金に関すること
休職者が出た時の取り決めがスムーズにできるよう、会社側のスタンスを明確にしておきましょう。
①：会社として認められる休職事由
まず会社として休職を認められる事由を選別します。
中小企業の場合は事業規模や休職者による支障を考慮し、私傷病などに限定して休職を認めることも効果的です。
- 業務外の傷病による欠勤が連続で1ヶ月（欠勤中の休日も含む）を超えたとき。
- 同一または類似する傷病を理由とする休職は1回限りとする。
- 会社の命令により出向したとき。
- 特別の事情があり、会社が休職させることを必要と認めたとき。
②：休職期間
休職期間は、休職事由ごとに決めるのがオススメ。
またイレギュラーな事態に対応できるような規定を最後に記載しておくと、より安心です。
- 私傷病による欠勤が１ヶ月を超え、療養の継続が必要な時は3ヶ月の休職とする。
- 復職後、6ヶ月以内に同一または類似の事由により再び欠勤した場合、従前の休職期間と通算*する。
- 特別な事情で休職させることが適当と認められる時は、必要と認めた期間を休職とする。
通算*…ある一定の期間内を通じて、全部を含めて計算すること。
年次有給休暇について
休職期間を考える際に、年次有給休暇（以下「年休」）をどのように取り扱うかも定めましょう。
年休はあくまでも、元々働くべき日の労働を免除するものです。
そのため休職期間中に年休の付与はできません。
ただし次の2つのように規則を定めることは可能です。
- 休職に入る前に年休を消化する（＝退職前のセーフティーネット）
- 私傷病の場合は数日分の年休を残して休職する（＝退職後の通院時などに適用するため）
休職と年休をうまく組み合わせて、従業員が安心できる制度を検討しましょう。
下記の例文も参考にしてみてくださいね。
- 年次有給休暇をすべて消化しても症状の改善が見られない場合に、休職を適用する。
- 私傷病の場合に限り、3日間の年次有給休暇を残した上で休職を適用する。
③：給与の有無
法律上、休職中の従業員に給与を支払う義務はありません。
無給にすることが一般的ですが、あくまでも会社の自由です。
下記のメリット・デメリットをふまえて検討してください。
| 給与の有無 | メリット | デメリット |
| 有 |
・充実した福利厚生をアピールできる ・社会保険料を給与から天引きできる |
休職者が給付金を受給できなくなる |
| 無 |
・休職者が給付金を受給できる ・会社の経済的負担が減る |
社会保険料の徴収方法を別途定める必要がある |
給与は会社・休職者にとって重要なポイントなので、事前に取り決めて労使間のトラブルを防ぎましょう。
④：社会保険料の徴収方法
休職中の従業員にも、社会保険料は発生します。
社会保険とは、主に健康保険・厚生年金保険・介護保険のこと。
休職者を無給にすると給与から天引きできなくなるので、従業員の負担分は本人から徴収する必要が生じます。
会社が立て替えるよりも、毎月休職者から徴収する取り決めを結ぶのがオススメ。
会社にとっては未徴収のリスクを、休職者は一括返済の負担を軽減できます。
⑤：復職の判断基準
復職の判断基準を明示することで、不当解雇や退職トラブルを回避できます。
復職に向けたプランを従業員ごとに考えるためにも、就業規則に原則をまとめることが大切です。
- 私傷病による休職から復職する場合は、医師の診断書を提出するか、会社が指定する医療機関での診断を受けなければならない。
- 会社は、医師による診断内容及び当該社員の業務内容等を総合的に勘案し、復職させるかどうかを決定する。
- 休職事由の消滅を会社が認めた場合は原則として休職前の職務に復帰させるが、旧職務への復帰が困難な場合は異なる職務に配置することがある。
⑥：休職期間満了時の取り扱い
休職期間が満了しても従業員の復職が困難である場合を想定し、休職期間満了時の取り扱いについても定めます。
規定していないと解雇トラブルに発展しやすいので、忘れずに取り決めましょう。
- 従業員が、復職後6ヶ月以内に同一または類似の事由により欠勤・完全な労務提供が出来ない状況に陥った場合、直ちに休職させる。
- 休職期間満了時までに休職事由が消滅しない時は、満了の日の翌日をもって自然退職*とする。
自然退職*…労働者または会社に退職の意思があるかどうかに関わらず、労働契約を終了する退職。
⑦：給付金に関すること
休職中の従業員は、賃金の代わりに給付金を受け取ることができます。
次のページで詳しく説明しますが、給付金を受給するためには、申請書の作成や提出を行わなければなりません。
就業規則では下記のような取り決めをしておくのがオススメです。
- 申請書を作成する手順
- 会社と従業員のどちらが申請書を提出するか
- 給付金を会社が一時的に代理で受領するか
- 会社が給付金を立て替えた場合に実際の給付金と差額が発生した場合について
